VVE Beheer

Financieel en secretarieel beheer:

• De financiële administratie is de basis van het VvE Beheer;

  • Vanuit het actuele ledenbestand worden de servicebijdrage door ons als voorschotbijdrage geïnd op basis van een goedgekeurde begroting.

  • Wij voeren de administratie in een voor VvE's gespecialiseerd softwarepakket, dit pakket heet Twinq. Het bestuur en de eigenaars krijgen individuele inloggegevens voor het genoemde pakket.

  • Op secretarieel gebied verzorgt Servus VVE en Vastgoedbeheer de ledenadministratie. Daarnaast vormt de communicatie tussen de bestuursleden en de leveranciers en andere partijen (o.a. gemeenten) een belangrijke taak in ons beheerpakket. Omtrent de vergaderingen van het bestuur of de leden verzorgt Servus VVE en Vastgoedbeheer de planning, de organisatie en uitwerking van de te schrijven notulen. Daarnaast de verzending van de genoemde stukken aan de appartementsrechteigenaren.

    Ook het beheren van de verzekeringsportefeuille behoort tot de taken van Servus VVE en Vastgoedbeheer.

  • Het op te stellen huishoudelijk reglement wordt door Servus VVE en Vastgoedbeheer voor bewerkt en aangeboden aan de vergadering. Aansluitend zal de handhaving hierop worden uitgevoerd door ons.

  • Bij een eigendomsoverdracht van een appartementsrecht verzorgt Servus VVE en Vastgoedbeheer een actueel overzicht van de financiële gegevens aan de koper en verkoper. Na de overdracht wordt de nieuwe eigenaar opgenomen in het ledenbestand van de desbetreffend VvE. Hiervoor worden aan de verkopende en de kopende partij een financiële vergoeding in rekening gebracht.
    
    

---

Dagelijks onderhoud aan het gebouw of complex:

• Onze dienstverlening bestaat enerzijds uit het beheren van de onderhoudscontracten welke benodigd en afgesloten zijn voor het gebouw of complex. Hierbij kunt u denken aan het contract voor de lift(en), toegangsdeuren, pomp- en hydrofoorinstallaties en andere te beheren contracten. Wij zitten als Servus VVE en Vastgoedbeheer ECHT op de stoel van de VvE als het gaat om de bewaking van de kwaliteit en prijs. Anderzijds zorgen wij voor adequate oplossingen in het geval van storingen en klachten zoals deze kunnen voorkomen in uw gebouw of complex. Wij denken in alle genoemde gevallen in het belang van het gebouw of complex door snel en effectief de gemelde kwestie op te pakken. Daarnaast wordt er preventief onderhoud gepleegd om toekomstige klachten en storingen te voorkomen.

Communicatie met het bestuur en de eigenaars:

• Een goede communicatie is een pre voor het beheren van uw VvE, wij beschikken daarom over een interactieve website. Er is een afgeschermd domein voor het bestuur en de leden van de VvE, hierop wordt informatie zoals de begroting, de periodieke servicebijdrage, de notulen, de onderhouds- en servicecontracten e.a. informatie beschikbaar gesteld. U kunt via een login, "inloggen op mijn VvE" button een kijkje nemen op onze interactieve website. Door gebruik te maken van de gebruikersnaam demo en het wachtwoord demo logt u in.

24/7 bereikbaarheid:

• Servus VVE en Vastgoedbeheer is voor dringende zaken 24 uur per dag bereikbaar. Zo bent u er van verzekerd dat ook buiten kantoortijden uw VVE beheerder bereikbaar is voor calamiteiten. Bijvoorbeeld in geval van een lekkage, het stilvallen van en opsluiting in de lift of brand.

Planmatig (groot)onderhoud:

• Door het inschakelen van Servus VVE en Vastgoedbeheer voor de coördinatie van het planmatig (groot)onderhoud bent u ervan verzekerd dat de uitvoering van het opgenomen onderhoud in de meerjarenonderhoudsplanning ook goed en volgens de laatste normen wordt uitgevoerd. Het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan wordt door ons uitbesteed aan gespecialiseerde bedrijven bij u in de buurt of regio. Door het opstellen en goed beheren van het meerjarenonderhoudsplan kan er jaarlijks zuiver worden begroot voor het te verwachten onderhoud in de komende jaren. Geen verrassingen achteraf dus. Wij bereiden de werkzaamheden voor, laten ze uitvoeren en ze worden door ons begeleid. Na het ontvangen van de factuur wordt deze op basis van de aannemingsovereenkomst gecontroleerd en aangeboden aan het bestuur.

 
Tijdelijke ondersteuning en advies:

Naast ons standaard dienstpakket, kan Servus VVE en Vastgoedbeheer ook op andere gebieden ondersteuning en/of advies leveren aan de VvE. U kunt hierbij denken aan:

• Het opstarten van nieuwe VvE's;

• Een her/opstart van slapende VvE's;

• Als interim-manager functioneren op een beheerafdeling van bijvoorbeeld een grootaandeelhouder of woningbouwvereniging;

• Het voorzitten of bijwonen van ledenvergaderingen als onafhankelijk deskundige;

• Het notuleren van de ledenvergadering;

• Advies en informatie verstrekking voor het opstellen van de splitsingsakte;

• Het opstellen en/of wijzigen van het huishoudelijk reglement;

• Het handhaven op basis van het huishoudelijk reglement;

• Alle niet genoemde voorkomende VvE zaken op basis van een vooraf opgesteld werkdocument en offerte.